如何规避企业管理中的隐蔽性雷区 ?

       中小企业是社会中是占有很大比重的一部分,有着自己明显的特点。在企业管理和团队建设过程中,中小企业不像大集团一样有一整套完备的制度体系,也不像个人工作室一样具有灵活、及时变通的条件,往往会遇到各种办公雷区,让人避之不及。有些雷区非常直观,但是苦于没有简捷有效的解决办法;而有些雷区则是隐蔽性的,却从根源上让企业办公效率难有提高,制约着企业的受益与进步。



企业文化不是模仿的,建立需要一个长期的过程

       很多中小企业的老板会学习模仿大公司大集团的一些文化,将类似的文化活动和习惯改头换面,或者直接挪到自己家企业中,希望能收获同样的效果,但是往往只挪用来了皮毛,没能真正发挥作用。因为不同企业的文化氛围是不一样的,真正的企业文化是企业在长期发展过程中积累起来的,是一种办公习惯和分享习惯,所以中小企业想发展自己的无形资产,就需要在协作平台不断积累自己员工的智慧与经验,不仅将明文制度和经验分享保存,还要将好的沟通协作习惯、学习习惯、分享习惯传播下去。

沟通交流不及时,信息传递不畅通

       中小企业的沟通多半是通过某Q、某信,或功能类似的通讯工具,员工往往人手多个账号,上班时间登录工作账号,下班时间切换私人账号。但是这样真的就可以把工作从诸多事情中分割出来吗?答案显然不是,且不说多数人上班时间会同时登陆私人某Q,单是办公账号上的信息就应接不暇:网页推送、广告链接、公司总群、部门交流群、项目讨论组、有共同爱好的同事群、行业信息群、客户群等轮番轰炸。群、组在交流工作之余往往还会携带一些无关紧要的图文,解决问题相对较慢,刷屏速度快,很多信息来不及查看就成了“上一页”,想专心办公的同事还可能会对一些群组设置屏蔽,更容易遗漏信息。

       因此办公交流不能依靠简单的社交性通讯工具,而是要将目光放在专业的协作软件上,直接杜绝广告、链接、游戏推动等垃圾信息,通过信息筛选与推送范围选择,只向员工推送和他工作内容相关的信息。

项目任务关系凌乱,工作主线不清晰

       中小企业的管理者在布置工作时,会通过自己对项目需求、现状分析等列出项目的主要工作内容和重要任务规划,然后分派给各个员工,但是通过某Q或某信等分派的任务不仅显示不够正规,时间、要求等不够精准,而且不易保存,是项目管理的大忌。一个项目可以分化为多个任务,管理者也有可能临时会添加一些任务,如果项目和任务相互之间完全独立,员工的工作主线就不清晰,难以理顺工作的先后顺序和紧迫程度、重要程度等。

       为了理清项目和任务的相互关系,对每一项工作落实工时、负责人、参与人和审核人,通过将项目划分出不同的实施阶段,并在每个阶段下分化为多个任务,以任务为单位确定责任人,做到工作有据可查、有序可循、权责明晰。

资料存储分散,文件归档整理困难

       现在,绝大多数中小企业都实现了无纸化办公,除了签字等特殊的需求外,公司的规章制度、研发经验、客户需求、成功案例等多以电子版的形式保管下来,但是这些电子版的宝贵资料如何整理、如何保存、后期如何查询,很多公司并没有一个适合自己的管理方法。我们在管理自己的工作内容时会分类,什么是已完成的、什么是进行中的、什么是自己经手的项目、什么是同事传送的资料,企业资料管理也是同样的道理,需要建立起一个归档方法,将不同的资料按照一个固定的分类标准,便于后期知识积累和一键进行查找咨询。

办公规则制定难,实际操作不够灵活

        中小企业既没有大集团那样长期实践总结的规章制度,也没有小工作室那种简洁灵活的管理条件,中小企业往往是一支或几支团队组成的,不同职能部门管理的标准也是不一样的。所以中小企业需要针对不同的职能部门制定不同的考核标准,而不是统一进行一刀切。

工作效率提高难,缺少有效的解决办法

       中小企业的管理者都各种想办法提高自己部门的业绩,可很多时候大家都很努力,试图通过创新工作方法改善目前的效率,但都不见起色。其实提高工作效率不一定要从变革工作模式开始,而是可以从细节开始,例如设置任务的审核人,看似只是一个小小的功能细节,但是可以在无形中提高任务完成的质量,因为有了审核人,任务负责人会更加重视工作质量,保证工作有始有终。同样的道理也体现在信息管理中,回执功能虽然只是细节,但是可以确保信息反馈,及时了解信息接受者是否收到通知及相关回应。在每个协作细节做好把关工作,是效率提高工作效率的重要手段。

       中小企业的管理有自身的雷区和突破口,利用协同办公软件提高工作效率是越来越多企业的选择,小编认为只有正确分析自身存在的弱点和需求,按需选择适当的协作平台,才能在工作中实现高效协作、快速发展。